Программное средство «Электронный архив документов»

Назначение и область примененияПрограммное средство "Электронный архив документов" предназначено для автоматизации процессов делопроизводства в организациях, фирмах, корпорациях.

Возможности:
  • – Формирование и ведение оперативного архива документов:

    •         • cоздание необходимого количества дел, книг и журналов, в которые «подшиваются» все документы архива;

            • ведение номенклатуры дел, книг и журналов, являющейся основным учетным документом текущего года;

            • учет дел со сроком хранения больше десяти лет в инвентарном журнале;

            • реализация ежегодной процедуры обновления номенклатуры дел, книг и журналов в конце года;

            • автоматизация ведения журналов регистрации документов, генерация отчетов;

            • помещение в электронный архив утвержденных документов, в том числе поступивших из системы электронного документооборота;

            • помещение в электронный архив информации о бумажном документе, с указанием количества имеющихся копий и места их хранения.

  • – Обработка полученных на архивное хранение электронных и бумажных документов:

    •         • поиск документов по критериям в базе данных электронного архива документов;

            • контроль за размножением электронных копий документов;

            • контроль за выдачей и возвратом бумажных копий документов;

            • удаление документа с формированием акта об уничтожении;

            • замещение документа карточкой-заместителем.

  • – Хранение больших объемов информации. Предусмотрена двухуровневая организация архива:

    •         • дела и документы текущего года хранятся в базе данных;

            • атрибуты дел и документов прошлых лет также хранятся в базе данных, а вложения выгружаются на отчуждаемый машинный носитель (МН), при этом в базе данных хранится ссылка на МН.

  • – Защита информации:

    •         • разграничение доступа к делам и документам;

            • предоставление различного набора функций работы с архивом в зависимости от категории пользователя;

            • ведение журнала событий электронного архива документов;

            • ведение разных архивов подразделений в рамках одной организации.

  • – Предоставление программных интерфейсов для обращения из прикладных программ.
Среда функционирования:

Программное средство «Электронный архив документов» разработано для применения в различных средах: МСВС, Linux, Windows. Функционирование ПС разворачивается на АРМ, объединенных локальной вычислительной сетью. База данных располагается в серверной части и является общим информационным ресурсом для всей организации.

Преимущества использования:
  • – обеспечение необходимого уровня секретности;
  • – направленность делопроизводство органов военного управления;
  • – возможность обмена данными по каналам, используемым силовыми структурами.

Материалы:

Буклет